Tietosuojaseloste henkilöstöhallinnon rekisteristä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
5.1.2022

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä
Museokatu 4, 70100 Kuopio
PL 1064, 70101 Kuopio

Yhteyshenkilö: Merja Vihanto, henkilöstöpäällikkö
Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä
Museokatu 4, 70100 Kuopio
PL 1064, 70101 Kuopio
puh. 040 4848202

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän henkilöstöhallinnon ja työnantajavelvoitteiden hoitamiseen, hallinnointiin, ylläpitoon ja kehittämiseen.

Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat rekisterinpitäjän HR-toiminnot:

  • Henkilöstösuunnittelu- ja raportointi 
  • Rekrytointi ja perehdyttäminen 
  • Henkilöstö- ja työsuhdetietojen elinkaaren hallinta 
  • Työajanseuranta
  • Palkanlaskenta ja palkkaraportointi sekä palkkioiden hallinta 
  • Suorituksen ja osaamisen johtaminen ja kehittäminen sekä työkykyjohtamisen tuki 
  • Sähköisen identiteetin hallinta, kuten järjestelmäoikeuksien hallinnointi 
  • Toiminnan ohjaus ja seuranta (esim. henkilöstötutkimukset ja laatu) 

3. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

  • Henkilötietojen käsittely perustuu seurakuntayhtymän lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen sekä työntekijän ja yhtymän välisen sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. työsopimus)
  • Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja luottamussuhteisiin liittyvien velvollisuuksien sekä etuuksien hoitamiseen sekä kohdistamiseen (henkilöiden luotettava yksilöinti)
  • Yhtymän oman työntekijän ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on Työntekijän valtuutus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu Työntekijän palkasta

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

Rekisteri sisältää tiedot seurakuntaan palvelussuhteessa olevien henkilöiden lisäksi entisistä työntekijöistä, palkkionsaajista ja luottamushenkilöistä.

  • Henkilön perustiedot yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, kansalaisuus, tutkinto- ja työtodistukset)
  • Henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, hoito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten ja vapaaehtoisten tehtävien hoitaminen. 
  • Palvelussuhteen tiedot muutoksineen
  • Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, verotiedot, palkkaustekijät, ammattiliiton jäsenyys, jos on ilmoitettu); palkan- ja palkkioiden maksamiseen liittyvien tietojen vastaanottaminen ja välittäminen sidosryhmille
  • Kkäyttäjätunnus ja identiteetin hallinta
  • Työsuhdetta koskevat tiedot kuten yksikkö, työsuhteen laatu, työ- tai toimeksiantosuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävänimike, toimipiste, esimies, kustannuspaikkatiedot, työvälinetiedot ja sivutoimilupa
  • Eläketiedot
  • Kehityskeskustelujen tiedot
  • Tiedot koulutuksista
  • Työajan seurantatiedot (työvuorovelho, Esmikko)
  • Poissaoloja koskevat tiedot kuten lomat, keskeytykset, opintovapaat yms.
  • Työmatkatiedot (matkakulut, matkan tarkoitus yms.)
  • Kirkon palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot:
  • Palkkausjärjestelmän mukaiset tehtävän kuvaukset ja arviointitietoineen, henkilökohtaisen suoriutumisen arviointitiedot
  • Työterveystiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
  • Työhyvinvointikyselyjen edellyttämät tiedot: työyksikkö pakollisena tietona, sukupuoli, ikähaarukka, työkokemusvuodet, rooli, työsuhteen luonne
  • Työhyvinvointietuuksien antamiseen liittyvät tiedot

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää palvelus- tai toimeksiantosuhteen aikana syntyviä henkilötietoja.

Henkilöltä itseltään: 

  • henkilötiedot (lomakkeella)
  • palkkionmaksutiedot(lomakkeella)
  • työajanseuranta (TyövuoroVelho tai Esmikko)
  • koulutustiedot (lomakkeella)
  • kehityskeskustelutiedot
  • työhyvinvointikyselyn taustatiedot

Seurakunnan henkilöstöasioita hoitavalta henkilöltä: 

  • Esitys työsopimussuhteeseen palvelussuhteeseen ottamisesta (lomake)

Verottajalta:

  • veroprosenttiin liittyvät tiedot

Henkilön lähiesimiestiedot:

  • Henkilön palvelussuhteeseen liittyviä asioita hoitavilta henkilöiltä
  • Tiedot liittyen tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiin: henkilö itse, henkilön lähiesimies.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään seurakunnan arkistonmuodostussäännössä määriteltyjen aikojen mukaisesti.

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti. 

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

7. Minne tietoja luovutetaan?

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa: 

Voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. työterveyshuoltoon, opetus- ja kulttuuriministeriölle, Kelalle, työeläkeyhtiölle, verottajalle, vakuutusyhtiöille tai vas-taaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

Seurakuntayhtymä voi tarvittaessa käyttää kolmansia osapuolia (järjestelmätoimittajia) tietosuoja-asetuksen mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä, kun se on tarpeellista. Tällöin seurakuntayhtymä on edelleen rekisterinpitäjä ja sen mukaisesti vastuussa henkilötiedoista. Lisäksi seurakuntayhtymä huolehtii, että kolmansille osapuolille toimitettava tieto on rajattua vain ehdottomasti tarpeellisiin tietoihin.

Tällaisia kolmansia osapuolia ovat mm. HR-järjestelmä, matkahallinta, henkilöstön hälytysjärjestelmä, työvälineet ja kulunvalvonta, henkilöstötutkimukset ja työhyvinvointi.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojan toteutumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sinulle rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä. 
Sinulla on oikeus:

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi? 

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymän hallintovirastossa.

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä, Museokatu 4, 70100 Kuopio

Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
puh. 029 566 6700

Seurakuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystieto:
tietosuojavastaava.iita@evl.fi