Tietosuojaseloste Kuopion aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien jäsenrekisteristä

2.1.2019

Rekisterinpitäjä
Kuopion aluekeskusrekisteri
Suokatu 22 B 2. krs., 70100 Kuopio
puh. (017) 158111
sähköposti: keskusrekisteri.kuopio@evl.fi

Yhteyshenkilö:
Mika Pulkkinen, keskusrekisterinjohtaja
puh. 040 4848235, mika.pulkkinen@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava.iita@evl.fi

Rekisterin nimi

Seurakuntien jäsenrekisteri (jäsenten tiedot kirkon yhteisessä Kirjuri-jäsentietojärjestelmässä, josta on laadittu myös oma tietosuojaseloste, sekä seurakuntien aiemmin ylläpitämät manuaaliset kirkonkirjat)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteriä pidetään kirkon ja sen seurakuntien toiminnan ja hallinnon hoitamiseksi sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Seurakunnat ja seurakuntien keskusrekisterit vastaavat omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetus 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16. luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009). 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kuopion aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien nykyiset ja entiset jäsenet (entisten jäsenten tietoja ei päivitetä):

  • nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
  • syntymäaika/henkilötunnus
  • äidinkieli, asiointikieli
  • osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
  • asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
  • syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
  • sähköpostiosoite
  • ammatti
  • kuolintieto
  • hautaustiedot
  • kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
  • jäsenyys- ja muuttohistoria
  • kansalaisuus
  • perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
  • edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
  • tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
  • tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
  • kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
  • kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
  • tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta): 

  • nimi
  • syntymäaika / henkilötunnus
  • kuolinpäivä
  • puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
  • esteidentutkinnat jäsenen kanssa
  • lapset (jotka ovat jäseniä)
  • vanhemmat
  • nimenmuutokset
  • henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet

Kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä olevia jäsenten henkilötietoja päivitetään väestötietojärjestelmästä sekä seurakuntien toiminnanohjausjärjestelmästä (rippikoulutiedot). Keskusrekisterissä jäsenrekisteriin tallennetta-via tietoja saadaan asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan sekä seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset). 

Tietojen luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja käytetään kirkon ja seurakuntien omassa toiminnassa ja hallinnossa. Tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettaviksi oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan luovuttaa muulle taholle virkatodistuksena tai vastaavana selvityk-senä siten kuin siitä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kyseisen alueen ulkopuolelle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä, jos se on väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta annetun lain mukaista.

Henkilötietojen säilytysaika

Sähköiseen jäsentietojärjestelmään tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16. luku 12 §) Muille asiakirjoille säilytysajat on määritelty seurakuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Jäsenrekisteristä ei kuitenkaan poisteta jäsenen perustietoja, sil-lä jäsenrekisteri toimii osana lakisääteistä kansallista väestötietorekisteriä.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oi-keuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja. 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot  
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä